第一章  总 则

第一条  为加强纪检监察机关档案工作的管理，实现档案工作规范化、系统化、科学化要求，根据《中华人民共和国档案法》，中央纪委国家监委、国家档案局印发的《纪检监察机关案件档案管理办法》、省纪委省监委印发的《纪检监察机关档案工作管理实施办法》等有关法律法规和政策规定，结合本县实际，制定本制度。

第二条  本制度所称档案，是指县纪委县监委机关在工作职能活动中直接形成的，对国家和机关有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录的总和。

第三条  加强对机关档案工作的领导，在设备、经费和人员等工作条例上给予保障。

第四条  按照省档案管理机关的要求，努力创造条件积极推进使用计算机和有关适用的档案管理软件进行档案管理工作。

第二章  工作机构、人员及职责

第五条  在委机关办公室建立综合档案室，作为档案工作机构。综合档案室承担以下工作职责：

（一）贯彻执行档案工作的法律法规和方针政策，建立健全各项规章制度；

（二）集中、统一管理本机关各项职能活动中形成的各种门类和载体档案；

（三）对机关各科室形成的各种文件材料的收集、整理、立卷和归档工作进行督查指导；

（四）按规定向县档案局移交档案；

（五）开展档案利用工作，为纪检监察各项工作服务；

（六）对纪检监察系统的档案工作进行检查、监督和指导；

（七）确保档案的完整与安全，为国家积累史料；

（八）其他档案业务工作。

第六条  综合档案室配备专兼职档案员。综合档案室档案员的条件是应具有较高的思想政治素质，一般应具备大专及以上文化水平，取得档案行政管理部门统一颁发的岗位资格证书。档案员具体履行以下工作职责：

（一）检查督促各科室的档案归档、立卷工作，进行档案业务指导；

（二）做好归档文件材料的收集、整理、分类、保管、统计和利用工作；

（三）严守保密纪律，确保档案和档案机密的安全；

（四）其他档案管理工作。

第七条  各科室必须有一人为兼职档案员，负责以下工作：

（一）对本科室档案工作进行督促、协调、检查；

（二）指导和参加本科室文件材料的收集、整理、归档工作；

（三）每年的五月底之前，将上一年的档案移交给档案室；

（四）其他本科室的档案管理工作。

第三章  档案的收集与整理

第八条  按照纪检监察机关工作职能和特点的要求，为保持档案的完整和历史联系，在工作活动中形成的全部档案应作为独立全宗，采用“年代-问题”或者“年代-组织机构”形式分类整理。

第九条  机关工作活动中形成的具有保存价值的各种载体的文件材料，均由各科室整理、立卷。

文书材料以作者、问题、名称、地区、时间、通讯者等6个特征组卷、排列；案件材料以案件为单位组卷，分检查卷和审理卷，由承办科室负责将检查、审理过程中形成的材料按一案一卷或一案多卷进行立卷。

第十条  收集和管理下列档案：

（一）工作过程中形成的文书档案；

（二）纪检监察案件档案；

（三）本机关的会计凭证、会计账簿、会计报表等会计档案；

（四）在会议、查处案件、党风党纪教育等工作过程中形成的录音、录像、照片等声像档案；

（五）获得的锦旗、奖状，已经停止使用的机构印章等实物档案；

（六）基建、设备等科技档案；

（七）其他在机关工作活动中形成的具有保存价值的各种载体的档案。

第十一条  档案收集工作采用平时立卷方法，工作过程中应注意保存有价值的所有文件材料，工作结束后加以收集并整理。

第十二条  档案立卷工作按以下分工进行：

（一）业务科室负责本科室的立卷工作，实行“谁办案，谁立卷，案结卷成”“谁承办，谁立卷，事结卷成”的承办人立卷制度；

（二）纪检监察室检查和审理室审理的同一案件，纪检监察室负责检查阶段案件材料的立卷，审理室负责审理阶段案件材料的立卷；

（三）数个科室共同承办的工作，交主办科室立卷或按领导批示、协调意见交某一科室立卷；

（四）二人以上联合起草的文件，或二人以上承办的案件，由负责人或由负责人确定一人立卷；

（五）几个机关联合承办的工作，由主办机关立主卷，收集保存材料原件；协办机关立协办卷，收集保存材料的打印件、复印件；

（六）财务方面的材料由财务人员整理归档；

（七）照片档案由摄影者或承办科室整理并编写说明，及时向专职档案员移交，或随其他载体档案一同归档；

（八）磁性载体档案由文件形成科室整理，及时归档。

第十三条  会议文件按以下分工立卷：

（一）以本委名义召开的大型综合性会议所形成的材料，由办公室负责会议材料的收集并于会后及时交档案室；

（二）以本委名义召开的专业性、专题性会议，由主管科室负责立卷；

（三）办公会议、常委会的纪要、记录，由负责会议记录的人员整理立卷。

第十四条  归档案卷质量的总要求是：遵循文件材料的形成的规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同价值，便于保管和利用。具体应符合以下要求：

（一）归档的材料应收集完整齐全；

（二）每份文件的正件与附件，印件与定稿、批复与请示、转发文件与原件，多种文字形成的同一文件，分别立在一起；

（三）归档文件按年度划分，不同年度的文件不放在一起立卷；

（四）卷内文件材料按照规定依法编写页号或件号，填写卷内目录；

（五）案卷标题的拟写应简明、确切，字数一般不超过50个字；

（六）归档文件应使用标准的十六开或A4办公纸，对破损的文件应予以修整，字迹模糊或易褪变的文件应予复制，卷内应拆去金属物；

（七）归档文件应按规定毛笔或钢笔（碳素或蓝黑墨水）书写、签发或打印，公文格式应符合规定，手续完备，正式文件的定稿都必须由主管领导签发和署名；

（八）清楚填写卷面和备考表，有立卷人签名，装订整齐美观；

（九）照片档案要求底片、照片、文字说明齐全，底片与照片影像相符；

（十）磁性载体档案（计算机磁带、软磁盘、录像带、录音带等）应将磁性载体文件转换成标准格式，一式两份归档。

第十五条  编写卷内文件的页号、件号应符合以下规定：

（一）统一在有文字的每页材料正面的右上角、背面的左上角填写页号；

（二）不装订的案卷，应在卷内每份文件材料的右上方加盖档号章，并逐件编件号；

（三）文件左边留出空白装订处，无空白装订处的应加边托裱；

（四）图表和声像材料应在装具上或声像材料背面逐件编号。

第十六条  填写卷内目录应符合以下要求：

（一）按排列顺序逐件填写；

（二）无题名的应拟写题名；

（三）日期填写文件制发或领导批示时间，以8位阿拉伯数字标注年月日，如19990909；

（四）页号中填写每份的起始页号，最后一份文件填写起止页号。

第十七条  跨年度的文件材料按以下要求办理：

（一）跨年度的请示与批复，放在复文年立卷，没有复文的放在请示年立卷；

（二）跨年度的计划、规划放在针对的第一年立卷；跨年度的总结放在针对的最后一年立卷；

（三）跨年度的会议放在会议开幕年立卷；

（四）条例或指导性的法规文件，批准通过的签发日期为立卷所属年代；

（五）案件材料放在结案年立卷。

第十八条  案件材料的组卷方法为：

（一）检查阶段案件材料的组卷方法

1.案件材料较少的，可一案一卷；需分卷的，将受理立案、调查报告等主要材料合组一卷，调查核实的证据材料另组一卷；

2.案件材料较多的，应将立案根据、调查报告、错误事实见面材料、结案报告等主要材料分一组组卷，证据材料、旁证材料、来往文书分别组卷；每组材料较多的，还可分为若干卷；

3.涉及人员、单位多的大型案件，可按人头或单位分别组卷，综合材料单独组卷；

4.涉及头绪较多的典型案件，应根据案件特点，按地区、单位、个人或问题分别组卷，并根据文件重要程序和文件之间的联系作相应的调整。

（二）审理阶段案件材料的组卷方法

1.材料较少的，可一案一卷；

2.需分类的，将处分决定、审理报告等主要材料合组一卷，证据材料另组一卷。

第十九条  案件材料的排列以“办案程序”为基本顺序，采取以下方法：

（一）时间顺序排列法，适用一案一卷；

（二）重要程序排列法，适用一案多卷；

（三）交叉使用法，在按重要程序排列的大前提下，同一类别的材料可按时间顺序排列。

第二十条  证据材料的组卷方法符合以下要求：

（一）证据种类、涉及问题较多的案件，采用混合组卷方法，将全部证据材料按调查报告所列举的问题分类归纳并拟出小标题，按时间顺序排列；

（二）证据材料较多的复杂案件，采用单一组卷方法，按同一性质、人员、单位、地区、事件或者同一表现形式的问题分别组卷；先将本类的证据材料按顺序排列好，再按调查报告列举的问题依次排列各类问题。

第二十一条  归档时间按以下要求办理：

（一）各科室一般应在每年五月底之前向档案室移交上一年的档案，归档时填写移交清单二份，档案员按目录清点核对；

（二）会议材料在会议结束后立即整理、立卷，并移交给档案室；

（三）重要、机密性强的文件材料随时归档。

第二十二条  案卷的排列应符合以下要求：

（一）以全宗为单位，按不同门类、载体及保管期限分别排列；

（二）案卷排列方法统一，前后一致，不得任意改动；

（三）按照案卷排列编制卷号，固定案卷位置；

（四）在一册案卷目录内不得出现重复的案卷号。

第四章  档案的保管和利用

第二十三条  综合档案室保管档案，应符合以下要求：

（一）有足够面积的档案专用库房，新建办公用房时，应把档案部门的用房列入基建计划；

（二）配备数量充足、质量可靠的档案装具以及基本工作用具；

（三）库房不得作办公使用，不得堆放杂物；

（四）库房内应有防温、防潮、防虫、防尘、防光、防盗、防鼠等设备及措施；

（五）库房四周无危及库房安全的隐患，并定期对档案保管状况进行全面检查；

（六）库内应有温湿度计，并坚持库内温湿度测量及记录，全年温度保持在14℃-24℃，相对湿度控制在45-60%；

（七）案卷多柜存放的，应绘制存放的示意图；

（八）应建立全宗卷，以积累存储本机关案卷的立卷说明、分类方案、鉴定报告、交接凭证、销毁清册、检查记录、全宗介绍等材料。

第二十四条  档案室以提供服务为宗旨，档案利用应达到以下要求：

（一）编制案卷目录、全引目录、文号对照表等必要的检索工具，为利用档案提供条件；

（二）开展档案编研工作，编写大事记、组织机构沿革、全宗介绍、文件汇集、专题介绍等各种材料，开发利用档案信息资源；

（三）逐步实现计算机等现代化管理手段管理档案，提高档案管理水平和服务效率。

第二十五条  档案室应制定严格的档案借阅审批手续和借阅登记制度，外单位使用本委档案，须经本委分管领导批准，并按有关规定履行借阅手续。

档案室在向借阅者提供档案时，应附带一张《档案利用效果登记表》，利用完毕后由借阅者如实填写，及时交档案室存查。

第二十六条  个人和组织利用档案时，不得涂改、伪造、损毁、丢失档案，不得擅自传抄、复制档案，不得泄密。

第五章档案的统计、鉴定和移交

第二十七条  制定档案登记、统计制度，对档案的收进、移出、保管、利用、销毁等情况，进行及时、准确统计和记录，并按规定向同级地方档案管理机关报送档案工作基本情况统计表。

第二十八条  档案室根据国家档案局的有关规定，制定《档案保管期限表》和《文件材料归档与不归档范围》，对超过保管期限的档案，由县档案局和有关业务科室组成鉴定小组进行鉴定，对确无保存价值的档案应登记造册，经分管领导批准后销毁。严禁擅自销毁档案。

第二十九条  销毁档案应按以下要求办理：

（一）在指定地点销毁，注意保密；

（二）不得出卖或用作其他用途；

（三）应指定监销人、经办人两人以上共同执行，同时在销毁清册上签名；

（四）销毁清册应归档永久保存，并报县档案局备案。

第三十条  依法列入省综合档案馆收集范围的档案，自档案形成之日起满十年的，向市、县综合档案馆移交；列入专业档案馆收集范围的档案，自项目档案验收或者自档案形成之日起六个月内，向专业档案馆移交。

各种磁带、胶片、光盘等特种载体形态档案移交期限，按有关规定办理。

第三十一条  档案工作人员发生工作调动的，须办理规定的档案移交手续后方能离开工作岗位。

第三十二条  向县档案局移交的档案，应根据纪检监察档案的特殊性，由本委与县档案局共同商定借阅制度，并严格执行。

第六章监督指导与奖惩处罚

第三十三条  档案工作坚持“统一领导，分级管理”原则，受上级纪检监察机关档案部门和县档案局的双重监督和指导，对部门纪检派驻组、乡镇纪委的档案工作实行监督指导及组织协调。

第三十四条  建立档案工作培训制度，定期对系统内专、兼职档案工作人员进行专业培训。

第三十五条  建立档案管理表彰激励机制，定期对本县纪检监察系统内的档案管理工作进行检查评比，依照有关规定对档案管理工作成绩突出的单位、机关科室以及工作表现突出的个人予以表彰奖励。

第三十六条  违反规定有以下行为之一的，对直接负责的主管人员和其他直接责任人员给予党政纪处分或者组织处理；

（一）擅自提供、抄录、公布、销毁、出卖或转让属于国家所有的档案的；

（二）损毁、丢失、涂改、伪造档案的；

（三）不按规定归档或不按期移交档案，经指出后拒不改正的；

（四）明知所保存的档案面临危险而不采取措施，造成档案损失的；

（五）档案人员玩忽职守，造成档案损失的；

（六）有其他违反规定的行为，需要给予党政纪处分或组织处理的。

第七章  附 则

第三十七条  本制度由中共松阳县纪律检查委员会、松阳县监察委员会负责解释。