根据《中华人民共和国政府采购法》《中华人民共和国政府采购法实施条例》等有关规定, 现就松阳县住房和城乡建设局档案整理及数字化加工服务进行询价，请参与询价事项的单位按要求填写标书，密封后直接送达或邮寄到松阳县住房和城乡建设局城建档案馆，我馆将组织有关部门和人员当场开封标书，对报价单位进行综合评判后最终确认采购单位。

一、项目背景

为提高工作效率、实现城建档案的资源共享，根据浙江省住建厅有关城建档案管理的文件精神，松阳县住房和城乡建设局将对2022年度及之前建设系统关键科室形成的业务档案、文书档案等进行规范化整理、组卷、装盒、数字化加工服务、并组织档案实体上架、数字化成果导入档案管理系统。

二、本期项目总体建设目标

1、完成2022年度及之前建设系统关键科室行政许可项目审批档案规范化整理、组卷、装盒、数字化加工服务、并组织档案实体上架、数字化成果导入档案管理系统。

2、完成2022年的文书档案的整理、数字化加工服务。

三、本期项目标准

1.档案整理原则

遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同保存价值，符合相关标准规范，适应计算机管理的需要，便于保管和利用。

2.档案整理方式及相关标准依据

（1）业务档案

整理方式：以卷为单位进行整理，采用业务档案硬盒；整理依据标准：城建档案整理依据《建设工程文件归档规范》（GB/T50328）及浙江省住房和城乡建设厅有关城建档案文件执行。

（2）文书档案

2.1根据《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》、《文书档案案卷格式》、《归档文件整理规则》、《电子文件归档与管理规范》进行规范化整理、数字化加工；

2.2整理质量符合松阳县档案馆验收标准。

（3）特种载体档案

3.1声像档案(光盘)整理，

3.1.1整理方式：以件为单位进行整理；

3.1.2整理依据标准：《磁性载体档案管理与保护规范》(DA/T15)。

（4）电子档案整理，

4.1整理方式：以件或卷为单位进行整理；

4.2整理依据标准：《电子文件归档与管理规范》(GB/T18894)、《公务电子邮件归档与管理规则》(DA/T32)、《电子文件归档光盘技术要求和应用规范》(DA/T38)、《归档文件整理规则》(DA/T 22)。

四、档案整理加工服务费

1．费用组成

档案整理加工服务费=档案分类组盒(组件)+数字化扫描。

以上档案整理服务费包含档案的分类、组件、编号、条目录入、修整(含图纸折叠)、备考表填写、案卷封面填写、装订、目录打印、档案检查及记录、税金等所有费用，采购方不再支付其他任何费用。中标方所有差旅、食宿、加工场租费、交通运输费等自理。

2．2022年科室业务档案数字化整理服务内容清单事项

注：文字类：A4纸，A3纸按A4纸计算，不折合。

图纸类：A0、A1、A2及以上，每张图算一幅。

以最低报价确定档案整理服务单位，最终按其自报单价分别对照实际数量结算费用，总额不超过12万元。

3、档案盒及加工场地由松阳县住房和城乡建设局提供。

五、项目验收

项目验收以抽检方式进行，抽检时的比率不低于30%。

1.案卷实体验收必须逐卷清点，按档案数量、文件状况、卷内文件页数与顺序、装订要求等进行检查，每盒案卷文件厚度的充盈度在80%及以上。如发现档案丢失、损坏、圈划或涂改等将追究法律责任；顺序错误、装订不符要求、卷内文件颠倒等视为差错。如有一项错误，即标记为不合格。成果退回整改。

2.著录信息的检查以案卷为单位，关键字段（题名、文号、责任者、日期、保管期限、页数等）正确率100%，其余字段录入错误率≤1‰。

3.验收指标：合格率不足99%的批次成果，退回整改；同一批次成果连续三次质检不合格，视作按服务方未能按期提供服务，自该批成果第三次退回之日起算，每日须向甲方支付合同款项总金额的千分之五作为赔偿金。退回整改期间，甲方不再提供新的资料供整理。合格率达到99%以上时，该批成果给予通过。如果赔偿金超过履约保证金总金额的；或者退回整改时间超过30天的；甲方有权单方面中止合同，并追究服务方相应责任。

4. 扫描文件分辨率≥300dpi；扫描A0以下图纸分辨率≥300dpi,A0及A0以上≥200dpi。A3幅面及以下的文字扫描件不大于0.5M，图样不大于1M，A3以上幅面的图样在保证清晰的前提下原则上不大于10M。数据验收合格后，加工单位需将目录和全文数据向松阳县城建档案馆移交。在数据移交后的二年中，如发现较大质量问题，中标人必须无偿返工，直至验收合格为止。

六、商务要求

1.项目负责人须为服务商的正式员工，正常缴纳社保；项目实施期间未经批准不得更换人员；项目负责驻场人员须有2年以上从事文书和业务档案整理、数字化加工服务项目的实际经验，同时接受过档案系统相关业务培训。

2.服务商在2023年4月底前须有分别完成2个及以上行政机关事业单位文书和业务档案整理、数字化加工服务项目，提供以往业主单位出具的相关证明或者合同复印件（加盖本中介机构公章）。

3.要求服务商向甲方派驻6人以上并提供为期60天以上的现场驻点服务，自带扫描设备。

七. 安全保密要求

1、中标单位要严格遵守《中华人民共和国档案法》《保密法》，在松阳县城建档案馆指定的场所内进行档案整理、数字化加工和光盘、硬盘备份制作等，确保加工场所的正常秩序和安全。

2、中标单位必须承担本项目档案原件和数据信息的安全保密责任，与松阳县城建档案馆和参与项目加工的工作人员签订保密协议，并在加工现场和临时库房配备多路无死角的录音视频监控等专用设备，并保证视频监控录像数据留存六个月。进入加工现场的计算机设备等应做相应处理，封闭所有计算机存储设备外围接口。计算机硬盘不得带离加工现场，项目结束后服务器上保存加工数据的硬盘必须拆除交给松阳县城建档案馆处理。

3、为确保档案实体和信息安全，杜绝事故发生，中标单位的工作人员必须持证进入加工场所，严禁工作人员私自复制、传播档案信息；严禁工作场所使用与工作无关的手提电脑、手机、mp4及移动存储介质等；严禁携带任何火源、食品、饮料等进入加工场所。

八、报价及评定

1．报价文件构成：（格式见附件）

⑴报价单

⑵报价单位简介（简要概括）

⑶法定代表人身份证复印件或授权委托书及委托人身份证明复印件；

⑷报价单位申明函

⑸其他：营业执照副本复印件等相关证件的复印件、项目负责人档案人员岗位证书复印件、 档案整理合同等

（6）其他：报价单位完成相似行政机关事业单位文书、业务档案工作证明等（签订的合同、已完成行政机关系统文书和业务档案整理项目行政机关单位证明均可视同）。

2．报价文件正本一份，副本一份。报价文件装订成册，并用文件袋密封装订，否则将按无效报价处理。

3．本次报价采用单价报价（含税费等一切相关费用）。

4．本次询价项目参加报价的有效供应商少于3家时，询价单位将根据财政部18号令第四十三条和浙财采监字〔2007〕2号的文件规定进行处理。

5．评定原则：本次评定原则采用符合性最低价法。评审小组根据标的符合询价需求、质量和服务相等的原则对报价单位报价文件进行符合性审查，审查合格后由评审小组根据综合报价最低报价者作为成交人。按综合报价最低报价者提供的对应报价单价签定合同。报价单所列数量为初步概算，结算以实际数量和对应报价为准，总额不超过人民币壹拾贰万元。

6.如中标单位合同履行期间违约退出，甲方将没收履约保证金且追究违约责任。

九、报价须知

（1）按服务内容填写询价响应文件（详见：松阳县住房和城乡建设局城建档案馆档案整理及数字化加工服务报价单），附营业执照复印件，浙江省档案管理干部教育培训证书的人员一名及以上资料。并对所提供的全部资料的真实性、合法性承担法律责任；

（2）不按询价函的要求提供的询价响应文件将被拒绝；

（3）询价响应文件必须在规定的询价截止时间（2023年6月2日15:00）前送达。

八、联系方式

联系人：王锦君

联系电话：0578-8809860

联系地址：松阳县西屏镇新华路9号 松阳县城建档案馆

附件：附件1报价文件.doc

附件2报价单位简介.doc

附件3授权委托书.doc

附件4报价单位声明函及其他资料.doc

附件5其他资料.doc

松阳县住房和城乡建设局

2023年5月26日     

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